AI-receptionist en de wet: dit moet je zelf geregeld hebben.

Ja, je mag je telefoon laten aannemen door een AI. Je moet twee dingen regelen: de beller moet aan het begin van het gesprek horen dat hij met een AI praat, en je moet weten wat er daarna met het opgenomen gesprek gebeurt.

Steeds meer bedrijven laten hun telefoon aannemen door een AI-receptionist. Die neemt op, voert een gesprek met de beller en stuurt jou daarna een bericht met wie er belde en waarom. Handig, en het roept meteen de vraag op of dat zomaar mag.

Daar gaan twee Europese wetten over. De AI-verordening bepaalt dat je moet melden dat iemand met een AI praat. De AVG bepaalt wat je met de opname en het transcript mag doen. Hieronder staat allebei, in gewone taal.

Je beller moet horen dat het een AI is

Sinds 2 augustus 2026 moet iemand die met een AI praat dat weten. Bij telefonie betekent dat een zin in de opening van het gesprek.

De AI-verordening zegt het zo:

“Aanbieders zorgen ervoor dat AI-systemen die voor directe interactie met natuurlijke personen zijn bedoeld, zodanig worden ontworpen en ontwikkeld dat de betrokken natuurlijke personen worden geïnformeerd dat zij interageren met een AI-systeem, tenzij dit duidelijk is vanuit het oogpunt van een normaal geïnformeerde en redelijk omzichtige en oplettende natuurlijke persoon.”

Die laatste uitzondering is voor situaties waarin het al overduidelijk is. Bij een chatvenster met “AI-assistent” erboven kun je dat betogen. Aan de telefoon niet: wie jouw nummer belt verwacht een mens, en hoort verder niets waaruit blijkt dat dat niet zo is.

Praktisch betekent het dus een hoorbare zin in de opening. Een regel in je privacyverklaring of in je algemene voorwaarden telt niet, want de beller komt daar niet. Hoe die zin klinkt schrijft de wet niet voor, alleen dat het resultaat duidelijk moet zijn.

Meestal is je leverancier aan zet, niet jij

De wet legt deze plicht bij wie het systeem bouwt en levert. Als afnemer hoef je niets te bouwen, wel te controleren.

Er is één situatie waarin die rol verschuift. Geef je de assistent je eigen naam en je eigen stem, en pas je zijn gedrag wezenlijk aan, dan kun je in de ogen van de wet zelf de bouwer worden. Je denkt dan dat je klant bent, en juridisch ben je aanbieder.

Dat is geen woordenspel. Het bepaalt wie aansprakelijk is op de dag dat die melding er een keer niet in bleek te zitten. Vraag je leverancier dus welke rol jij hebt en wat hij contractueel voor je afdekt.

Het gesprek wordt opgenomen, en daar geldt een andere wet voor

Een AI-receptionist neemt op, schrijft uit en bewaart. Dat zijn persoonsgegevens van je beller, en daarvoor geldt de AVG en niet de AI-verordening.

Dit is het deel dat mensen overslaan omdat het minder opvalt. De melding is één zin en dan ben je klaar. Maar de opname en het transcript zijn geen bijproduct: dat is precies waarvoor je zo’n dienst afneemt. Je wil kunnen nalezen wie er belde en waarom.

Daarmee leg je gesprekken van klanten vast, in tekst, doorzoekbaar, op een server. De volgende drie stukken gaan daarover.

Je mag de opname bewaren, maar niet eindeloos

De AVG stelt geen vaste bewaartermijn. Ze zegt dat je niet langer bewaart dan je doel vraagt, en dat je die keuze moet kunnen uitleggen.

De tekst is kort:

“worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is”

Er staat dus geen getal in. Dat betekent niet dat alles mag, het betekent dat jij het getal kiest en het moet kunnen verdedigen. “Voor altijd, want opslag is goedkoop” is geen doel.

Kijk waar je die gesprekken echt voor gebruikt. Om terug te bellen heb je een paar dagen nodig. Om een afspraak na te lopen een paar weken. Om een discussie over een offerte te kunnen staven misschien langer. Kies per gebruik een termijn, schrijf op waarom, en zorg dat je systeem dat ook echt uitvoert.

Een beller mag zijn gesprek opvragen

Iemand die bij jou belde heeft recht op inzage in wat je over hem vastlegde. Dat geldt ook voor opname en transcript.

Hij mag weten of je gegevens over hem verwerkt, hij mag ze inzien, en hij mag horen waarvoor je ze gebruikt. Komt die vraag, dan is “dat zit in een systeem van onze leverancier” geen antwoord. Je hebt er een maand voor.

Stel jezelf dus één vraag: kan ik een gesprek terugvinden op telefoonnummer, en kan ik het eruit halen en verwijderen? Is het antwoord nee, dan staat er geen instelling verkeerd maar mis je iets.

Met je leverancier leg je het schriftelijk vast

De partij die de gesprekken voor jou verwerkt is verwerker in de zin van de AVG. Daar hoort een contract bij, een verwerkersovereenkomst.

De AVG laat weinig ruimte:

“doet de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden”

Jij blijft verantwoordelijk richting je klant, je leverancier voert uit. In dat contract staat wat er met de gegevens gebeurt, waar ze staan, wie erbij kan en wat er gebeurt als je stopt.

Ingewikkeld is het niet. Het is één document dat je leverancier al klaar hoort te hebben liggen. Heeft hij het niet, dan weet je iets.

Wat je vraagt voordat je tekent

Vijf vragen aan een aanbieder. Ze gaan niet over de techniek maar over wie verantwoordelijk is als er iets misgaat.

1. Zit de melding vast in het systeem, of is het een instelling die ik per ongeluk uit kan zetten? Vastgezet is beter, want dan kan het niet misgaan.
2. Ben ik bij jullie aanbieder of afnemer, en verandert dat als ik de assistent een eigen naam en stem geef?
3. Hoe lang bewaren jullie de opnames en de transcripten, en kan ik dat zelf instellen?
4. Hebben jullie een verwerkersovereenkomst, en waar staan de gegevens fysiek?
5. Hoe haal ik één gesprek eruit als een beller erom vraagt, en hoe verwijder ik het?

Deze vijf vragen vullen goed aan op het AI-receptionist testen dat je met een demonummer doet. De demo laat horen of hij het gesprek aankan. Deze vragen laten zien of je er daarna geen probleem mee hebt.

Hoe BeepSweep het doet

BeepSweep zegt in elke opening zelf dat het een AI is. Dat is geen instelling en het kan niet uit.

De gesprekken staan op servers in Amsterdam. Gevoelige velden, waaronder het transcript, de samenvatting en telefoonnummers, staan versleuteld in de database met AES-256. We trainen geen modellen op gesprekken van gebruikers, en er wordt niet geprofileerd of geadverteerd.

We bewaren je berichten twaalf maanden; daarna worden ze automatisch verwijderd. Je kunt zelf op elk moment een bericht of je hele account verwijderen, want de AVG vraagt dat je bewaartermijn bij je doel past.

Heb je een verwerkersovereenkomst nodig, vraag er dan naar via WhatsApp op +31 85 083 5355. Dat is ook het nummer voor vragen over waar je gegevens staan.

Veelgestelde vragen

Vragen die dit stuk nog niet beantwoordt en die vaak terugkomen zodra iemand een AI-receptionist serieus overweegt voor zijn bedrijf.

Moet ik mijn AI-receptionist ergens aanmelden of registreren?

Nee. Er is geen loket waar je je assistent aanmeldt. De plicht werkt richting de mensen die met het systeem praten, niet richting een toezichthouder.

Geldt dit ook voor een eenmanszaak?

Ja. Er is geen ondergrens voor bedrijfsgrootte. Een eenmanszaak met een AI aan de telefoon valt er net zo goed onder als een concern.

Moet ik de beller altijd naar een mens kunnen doorverbinden?

Dat is geen wettelijke eis. Wel een verstandige keuze, want voor veel bellers is het het verschil tussen een assistent en een blokkade.

Moet ik ook melden dat het gesprek wordt opgenomen?

Ja, en dat is een aparte plicht. Melden dat het AI is komt uit de AI-verordening, melden dat je opneemt uit de AVG. Ze staan los van elkaar en je hebt ze allebei nodig.

Wat als ik dit niet regel?

De boete kan oplopen tot 15 miljoen euro of 3% van de wereldwijde jaaromzet. Dat zijn maxima voor de grootste spelers. Voor een klein bedrijf begint het eerder met een klacht van een klant, maar het risico is er wel en het is makkelijk te voorkomen.

Kort samengevat

Een AI je telefoon laten aannemen mag. Zorg dat de beller het aan het begin hoort, en dat die melding vastzit.

Controleer bij je leverancier dat het echt vastzit in het systeem, en niet een knopje is dat per ongeluk uit kan.

Denk daarna na over het gesprek zelf. Hoe lang bewaar je het, wie kan erbij, wat doe je als iemand het opvraagt, en wat heb je met je leverancier op papier staan. Dat is geen bijzaak: het gaat over precies het ding waarvoor je de dienst hebt afgenomen.

Weet je nog niet wat een AI-receptionist precies doet, of wil je het verschil met een antwoordservice op een rij? Voor de kant van de portemonnee staat er apart iets over wat zo’n dienst per maand kost. En werk je met gegevens waar een geheimhoudingsplicht op rust, dan gaat een zorgpraktijk met beroepsgeheim daarop in.